Q1. 클라우드 문서는 언제 사용하면 좋을까?

“논문의 방법론을 함께 작성해 보자”,

“이번에 작성할 종설에서 다루어야 할 아이템들을 함께 정리해 보자”, 등등 여러 사람이 동시에 하나의 문서에 작업해야 할 경우는 생각 보다 자주 발생한다.

각각 문서를 작성해서 추후 통합할 수도 있지만 이러한 경우 문서 통합을 위한 별도의 노력이 필요하며 여러 문서를 통합하다 보면 겹치는 내용이 있거나 빠지는 내용이 있을 수도 있다. 또 다른 방법으로 하나의 문서를 돌려가며 작성하고 문서의 version을 바꾸면 관리할 수도 있지만, 이렇게 작업하다 보면 version 이 꼬여서 각 사용자가 수정한 부분이 반영이 안되거나 사라지는 경우도 흔하게 발생한다.

그림1) 대표적인 공유 문서 플랫폼. 좌로부터 마이크로 소프트의 onedrive, 구글의 google drive, 네이버의 네이버 오피스. 각각의 플랫폼은 모두 문서, 스프레드시트, 프리젠테이션, 설문조사의 형태를 모두 제공한다. 각각의 문서는 각 플랫폼의 클라우드 드라이브에 저장된다.

클라우드 문서는 공유 문서라고도 불리며 여러 사람이 동시에 문서를 작성하는 플랫폼이다. 문서의 종류는 워드(Word)와 같은 문서, 엑셀과 같은 스프레드시트, 그리고 파워포인트와 같은 프리젠테이션 문서, 그리고 의견 수렴을 위한 설문 문항 등 여러 종류의 문서들을 공유 문서로 사용할 수 있다 (그림 1).

이러한 플랫폼이 오프라인 문서 작성 프로그램의 기능을 90% 이상 구현하고 있지만 몇 가지 제한점은 있다. 대표적으로 논문 작성을 위한 citation manager와의 연동을 아직 불완전 하거나 편리하지 않으며 공유문서를 통해 논문을 작성할 경우 이 부분을 주의해야 한다.

Q2. 클라우드 문서는 실제로 어떻게 사용하는가?

클라우드 문서 사용방법을 간단하게 정리하면 다음과 같다(그림 2).

1) 첫 사용자가 원하는 플랫폼에서 원하는 문서 형태를 작성한다. 대부분의 클라우드 플랫폼은 “저장하기” 버튼이 없다. 변경 사항이 실시간으로 파일에 반영되기 때문이다.

2) 해당 문서의 공유 버튼을 찾아 누른다. 문서를 공유하는 방법은 공유 창에 공유 대상의 이메일 주소를 넣어 이메일을 통해 초대할 수도 있으며 공유링크를 만들어 링크를 통해 공유할 수도 있다.

3) 문서를 공유할 때 공유 대상의 권한을 설정할 수 있다. 해당 문서를 볼 수만 있거나, 코멘트나 메모를 남기거나, 편집까지 할 수 있는 등 사용자의 권한을 여러 단계로 설정할 수 있다.

4) 해당 링크를 메일, 문자 또는 카카오톡 등을 통해 공유하면 해당 링크를 가진 사용자가 미리 설정된 권한에 따라 문서에 접근할 수 있다.

그림2)Google docs를 이용한 공유 문서 작성, 필요한 문서를 작성한 후 빨간 box의 공유 버튼을 클릭하면 파란 box가 열린다. 해당 영역에서 이메일 등을 입력할 수 있다. 권한 설정을 변경할 수 있으며(녹색 box) 링크를 가진 사용자의 역할은 viewer, commenter, editor로 설정할 수 있다.

Q3. 클라우드 문서는 여러 사람이 동시에 작업할 수 있을까? (그림 3)

모든 클라우드 문서는 여러 사람이 동시에 작업할 수 있다. 이러한 기능을 구현하기 위해 “저장하기” 기능이 없으며 위에서도 언급했지만 모든 변경사항은 서버에 실시간으로 저장된다(그림 3). 문서를 수정하고 싶은 경우 얼마든지 수정, roll back 가능하며 수정 이력에 대한 추적기능도 제공한다.

그림3) 여러 사람이 함께 편집하고 있는 공유 Excel 문서. 여러 사용자가 동시에 작업하는 경우 각 사용자가 작업하고 있는 부분의 셀이 표시되며, 로그인 된 사용자의 경우 작업중이 사용자의 이름이 표시되어 누가 어디를 수정하고 있는지 직관적으로 알 수 있다.

Q4. 클라우드 문서를 작성한 후 어떻게 사용할 수 있을까? (그림 4)

클라우드 문서를 작성한 후 우리가 일반적으로 사용하는 오프라인용 문서 형태로 변환하여 다운로드 하여 사용하면 된다. 대부분의 플랫폼은 다양한 문서 형태를 모두 지원한다.

그림4) Google docs과 sheet의 파일 저장 예. 각 플랫폼은 여러 형태(붉은 box)의 확장자로 저장하여 필요에 따라 사용할 수 있도록 다양한 저장 기능을 지원한다.